6. לוחות הזמנים

6.1 רקע

לעניין מתן המענה לבקשה יש לתת את הדעת לכמה נקודות חשובות:

6.1.1 תחילת מרוץ הזמנים

מרוץ הזמנים המוקצה לרשות למתן מענה לבקשה מתחיל ממועד קבלת הבקשה בכתובת הייעודית שפורסמה על-יד הרשות, ולא ממועד המשלוח שלה. השאלה אם הממונה עיין בבקשה בפועל ברגע קבלתה איננה רלבנטית.

6.1.2 מועד מקסימלי

כל הזמנים הקבועים בחוק הם מועדי המקסימום. כלומר, הרשות רשאית להאריך את המועדים עד לתקופה המצוינת בחוק, אולם בשל חשיבותה של הזכות למידע – הרשות חייבת להעביר את תשובתה למבקש "ללא שיהוי". חובה זו מעוגנת בסעיף 7(ב) לחוק, כמו גם בחובות כלליות נוספות מתחום המשפט המינהלי החלות על הרשות (הגינות והחובה לפעול במהירות ראויה). לפיכך נדרשת הרשות להאריך את המועד בהתאם לנסיבות כל מקרה ולא לבקש הארכה אוטומטית הממצה את המועדים הנתונים לה מכוח החוק.

במקרים שבהם הרשות מודעת לכך שבכוונתה לדחות את הבקשה למידע, עליה לעשות כן סמוך להחלטתה, ולא למצות את המועדים עד תומם.

6.1.3 חופשות ומועדים

ככלל, הימים המנויים בחוק נמנים באופן רציף (קלנדרי), ללא התחשבות בחופשות ומועדים (כגון שישי, שבת, חגי ישראל וימי בחירה שונים) או שביתות והשבתות.[1] כלומר, מספר הימים נמנה "ברוטו". לדוגמה, אם הבקשה הגיעה אל הרשות ב-1 בספטמבר, עליה להשיב עד ה-1 באוקטובר (היות שבספטמבר יש 30 ימים, והיום הראשון לספירה הוא למחרת מועד קבלת הבקשה, וזאת בהתעלם מהעובדה שבחודש זה, בדרך כלל, חלים חגים שבמהלכם הרשויות הציבוריות סגורות).

לכלל זה שני חריגים:

1. סיום התקופה בשבתון או פגרה – אם המועד האחרון למתן התשובה (בדוגמה שלנו, ה-1 באוקטובר) נופל על פגרה או שבתון, המועד יוארך אוטומטית ליום העבודה הראשון סמוך לאחר אותו מועד. לכן, לדוגמה, כל התשובות שצריכות להינתן במהלך חול המועד סוכות יימסרו, ברשויות השובתות בחגים היהודיים, ביום שלאחריו. לעניין זה נציע לממונה שלא לדחות את כל התשובות ליום שלאחר המועד, כיוון שבדרך כלל ימים אלו של חזרה לשגרה עמוסים בעבודה, ולא כדאי שרק בשל כך הרשות תאחר את המועד הקבוע בחוק.
2. מועד להגשת עתירה – על-פי תקנה 44 לתקנות בתי-המשפט לעניינים מינהליים (סדרי דין), התשס"א-2001, מועדי העתירה המינהלית לא יכללו את הימים שבהם בית-המשפט בפגרה. בבתי-המשפט המחוזי (כמו גם בעליון ובשלום) נקבעו שלוש תקופות פגרה:2.1 פגרת סוכות – י"ד עד כ"ב בתשרי.
   2.2 פגרת הפסח – י"ד עד כ"א בניסן.
   2.3 פגרת הקיץ – 21 ביולי עד 5 בספטמבר. [2]

6.1.4 הנמקה ייחודית

הארכת המועדים הקבועים בחוק דורשת הנמקה ספציפית וייחודית למקרה עצמו. כלומר, ציטוט של הסעיף המסמיך את הרשות להאריך את המועד אינו מספיק. במכתב שבו מצוינת ההארכה נדרשת הרשות לפרט את ההנמקה. על ההנמקה להתייחס לשני רכיבים:

1. הצורך הראשוני בהארכת המועד.
2. במקרה שהרשות בחרה לדחות את תשובתה למועד המקסימלי, עליה לנמק זאת (בהארכת מועד קצרה יותר ניתן להניח שהרשות הפעילה שיקול דעת קונקרטי, ולכן ניתן לפטור אותה מהנמקה ספציפית).

6.2 תשובת הרשות

הרשות נדרשת להשיב למבקש "ללא שיהוי" (סעיף 7(ב) לחוק), כלומר, מוקדם ככל הניתן או עד 30 יום מיום קבלת הבקשה אצל הממונה (במקרה שהמועד לא הוארך כדין). שינויים בכח אדם במשרת הממונה, אינם מהווים הצדקה לאי מתן מענה לבקשה, או למתן הארכת מועד כנדרש על ידי הרשות.[2א]

6.2.1 הארכת ממונה

ראש הרשות או מי שהוא הסמיך לכך (במקרה שלא בוצעה ברשות הסמכה ייעודית, הכוונה היא לממונה) רשאי להאריך את מתן המענה ב-30 יום נוספים. ההארכה צריכה להתבצע בתנאים הבאים (סעיף 7(ב) לחוק):

1. זמן: בתוך 30 הימים הראשונים.
2. כתב: ההארכה תועבר למבקש בכתב.
3. הנמקה: נדרש הסבר באשר לצורך בהארכת המועד. על ההנמקה להיות מותאמת לנסיבות, ולא הנמקה כללית.

6.2.2 הארכת ראש הרשות

על-פי סעיף 7(ג) לחוק, ראש הרשות רשאי להאריך את מועד מתן המענה ב-60 ימים נוספים (בסך-הכל 120 יום ממועד קבלת הבקשה). גם הארכה זו צריכה להימסר למבקש בכתב ולהיות מנומקת בגוף מכתב ההארכה עצמו.[3]ראש הרשות רשאי להאריך את הבקשה רק אם ההארכה נדרשת בשל אחת מהסיבות הבאות:

1. היקף המידע שהתבקש.
2. מורכבות המידע.

על ראש הרשות לפרט את עילת ההארכה. למשל, היקפו הגדול של מושא הבקשה או מורכבות הטיפול בו (הצורך באיתור החומר, מורכבות משפטית, פנייה לצדדי ג' מרובים או שקשה להשיגם וכד').

מקובל שההודעה על הארכת המועדים על-ידי ראש הרשות מועברת על-ידי הממונה. עובדה זו כשלעצמה אינה פוגמת בתוקף ההארכה.[4] ואולם, יש להבטיח כי הממונה קיבל את אישור הארכת המידע מראש הרשות, ועל כן רצוי שהאישור האמור יתועד על-ידי הממונה במערכות המידע המסייעות בידו.

6.3 פנייה לצד שלישי

6.3.1 עצירת מרוץ הזמנים

כאשר המידע שהתבקש נוגע לצד שלישי, שאינו הרשות (או מי מטעמה) או המבקש, והמידע עלול לפגוע באותו צד, על הרשות לאפשר לו להתנגד או להביע את עמדתו לגבי מסירת המידע במקרה שהרשות שוקלת את מסירתו או החליטה עליה (סעיף 13 לחוק). הרחבה לעניין צד ג', מעבר להשפעתה על לוחות הזמנים, ראו פרק 14.

כאשר הרשות פונה לצד השלישי, מרוץ הזמנים נעצר ל-21 יום מרגע שהפנייה של הרשות הגיעה לידי הצד השלישי, וזאת כדי לאפשר לצד השלישי להביע את עמדתו בפני הרשות על כוונתה למסור את המידע או הודעתה כי היא שוקלת למסור אותו. במקרה שהצד השלישי משיב לרשות לפני תום 21 הימים, ספירת הימים הקצובה לרשות ממשיכה. על הרשות לתעד את פניותיה לצד השלישי ואת מסירתן אליו, שכן הדבר עשוי להיות רלבנטי להליך המשפטי. פניות שהצד השלישי לא השיב עליהן, ויש ראיה למסירתן אליו, יכולות להילקח בחשבון בעת ההחלטה למסור את המידע. הן גם עשויות להיות שיקול במסגרת ההליך המשפטי בשאלה אם למסור את המידע בסופו של דבר, גם אם הרשות החליטה שלא למוסרו, באם הוגשה עתירה על החלטה זו.

כאשר הרשות פונה לצד שלישי ומרוץ הזמנים נעצר, על הרשות להודיע על כך בכתב למבקש המידע.

לדוגמה: בבקשה שהגיעה לידי הממונה ב-1 בספטמבר התברר כי נדרשת פנייה לצד שלישי. הממונה שלח פנייה בכתב לצד השלישי, וזו הגיעה אליו ב-10 בספטמבר (9 ימים לאחר תחילת מרוץ הזמנים). לצד השלישי יש אפשרות להציג עמדתו בפני הרשות במשך 21 יום – עד ל-1 באוקטובר. מבחינת הרשות, מרוץ הזמנים נעצר ויתחדש ב-1 באוקטובר, שממנו יחלו לספור את 21 הימים הנותרים, שיסתיימו לפי חישוב זה ב-22 באוקטובר. אם המבקש השיב מוקדם יותר, לדוגמה ב-20 בספטמבר, מרוץ הזמנים של יתרת הימים ייספר מאותו יום, ובפועל הרשות תידרש להשיב עד ל-11 באוקטובר.

6.3.2 עתירת צד ג'

צד שלישי שהרשות דחתה את התנגדותו בחלקה או במלואה רשאי לעתור לבית-המשפט כנגד החלטת הרשות (סעיף 17 לחוק). הרחבה לעניין עתירת חופש מידע ראו בפרק 16.

עתירה מינהלית צריכה להיות מוגשת לבתי-המשפט בתוך 45 יום, אולם בימים אלו לא סופרים את פגרות בתי-המשפט, כפי שמפורט בתחילת פרק זה. כמו כן, העותר יכול לבקש את הארכת המועד מבית-המשפט.

כדי להגן על זכותו של הצד השלישי, אסור לרשות למסור את המידע עד תום הזמן העומד לרשות הצד השלישי להגיש עתירת חופש מידע. גם אם הרשות הציבורית דוחה את התנגדותו של הצד השלישי, אסור לה למסור את המידע אלא בחלוף 45 יום לפחות מרגע שהודיעה לצד השלישי על דחיית התנגדותו.

6.4 עצירת מרוץ הזמנים לצורך התחייבות המבקש

בעת הגשת בקשת חופש המידע נדרש המבקש להתחייב לעמוד בתשלום ראשוני נוסף במקרה שיידרש, וזאת במקרה שאינו פטור. אם הרשות מעריכה כי עלויות הטיפול בבקשה והפקת המידע עשויות להיות גבוהות יותר מהסכום הראשוני להתחייבות, היא תפנה למבקש המידע בבקשה להתחייבות נוספת. ראו הרחבה בפרק 7.3.

עם קבלת הפנייה מהממונה, נעצר הטיפול בבקשה על-ידי הרשות הציבורית.[5] הטיפול וכן ספירת לוח הזמנים הקצוב למענה יחודשו עם קבלת התשובה ממבקש המידע.

אם יש מחלוקת הנוגעת לדרישות התשלום או ההתחייבות, יש להגיש ערעור אגרה בתוך 30 יום מקבלת החלטת האגרה לבית-משפט השלום שבמחוזו פועלת הרשות. אם הרשות נמנית עם משרד ממשלתי או יחידת סמך, ניתן לברר את דרישת האגרה במסגרת תלונה ליחידה הממשלתית לחופש המידע (הליך שאינו עוצר את מרוץ הזמנים להגשת ערעור אגרה). הטיפול בבקשה יחודש עם תום בירורים אלו.

6.5 מועד מסירת המידע

מרגע שהחליטה הרשות על מסירת המידע לידי המבקש, עליה להעביר את המידע בתוך זמן סביר, ולא יאוחר מ-15 יום ממועד קבלת ההחלטה.

כיום רוב המידע נדרש ומועבר באופן דיגיטלי. כמו כן, ככלל, במהלך בירור עמדת הרשות למענה לבקשה, כבר נאסף החומר שמסירתו התבקשה. מסיבה זו, למעט מקרים חריגים, יש לצמצם את הזמן שבין מתן המענה למסירת המידע. בפועל, רוב התשובות על החלטת הרשות למסור את המידע המבוקש מכילות את המידע המבוקש – וזו הפרקטיקה הראויה.

עם זאת, ייתכן מצב חריג שבו התקבלה החלטה עקרונית למסור את המידע, אולם המידע טרם נערך והוכן לשם מסירתו. לדוגמה, אם הוחלט למסור הסכמים וחוזי עבר, אולם העבודה הנדרשת כדי להכינם למסירה דורשת הארכה.[6] במקרים אלו יעמדו לרשות עד 15 ימים לביצוע החלטתה למסור את המידע. אם נדרש לרשות זמן ארוך מ-15 יום, הממונה רשאי להודיע על מסירת המידע במועד מאוחר יותר (החוק אינו קובע מגבלת זמן), אולם הוא חייב לנמק החלטתו "בטעמים מיוחדים".[7] כלומר, מקרים אלו צריכים להיות הנדירים שבנדירים. גם החלטה זו נתונה לביקורת שיפוטית. אם מדובר בבקשות מורכבות המקיפות מידע רב, הפונה והרשות יכולים להגיע להסדר בנוגע ללוחות הזמנים למסירה וסדרי העדיפויות הנוגעים לחומרים השונים שהתבקשו. כך גם באשר לכמה בקשות שהוגשו על-ידי אותו פונה (בדרך כלל ארגון או גורם מחקרי) לאותה רשות.

הסכמות כאלה יכולות להיות מגובשות גם במסגרת הליך משפטי לאחר הגשת עתירה, כדי לייתר קשיים וטענות הנוגעים לסוגיית הקצאת המשאבים ולשם הימנעות מדחייה של העתירה או חלקים ממנה.

6.6 תקציר הפרק למשתמש