5. תנאי הבקשה

לאחר שווידאתם כי המידע שאתם מבקשים מרשות ציבורית חוסה תחת חוק חופש המידע, וכי זה המסלול המתאים כדי להשיגו, הנכם נדרשים לשים לב לתנאים בחוק ולדרך שבה עליכם לפעול כדי להגיש את הבקשה בצורה יעילה, שלא תידחה מטעמים טכניים.

סעיף 7(א) לחוק קובע כי "בקשה לקבלת מידע תוגש בכתב לממונה, או למי שהוסמך לכך על-ידיו. אין המבקש חייב לציין את הטעם לבקשתו". להלן הדרישות המקדמיות של החוק.

5.1 בקשה בכתב

בקשה לחופש מידע צריכה להיות מוגשת בכתב, ולא בעל-פה.

החוק אינו מתנה את העברת הבקשה בכתב בדרך מסוימת, ועל כן מוקנות למבקש כמה דרכים לפנות לרשות, ובהן משלוח דוא"ל, טופס מקוון ועוד. אנו ממליצים על משלוח הבקשה בדרך שיש בה תיעוד, אלקטרוני או אחר, של מסירתה, באופן שיצמצם מחלוקת אפשרית עתידית בדבר העברת הבקשה לייעדה או המועד שבו התקבלה ברשות.

לנוכח העובדה שהזכות למידע מוכרת כזכות מעין חוקתית, היכולת לצמצם את דרך הפנייה אל הרשות באופן המקשה על מבקש המידע אינה ראויה. לדוגמה, רשויות שונות משתמשות בטופס ייעודי ואף מתנגדות להעברת בקשה במסגרת הטופס של היחידה הממשלתית לחופש המידע. לדעתנו אין בסיס חוקי לדרישה זו, אולם העניין טרם הוכרע בבית-המשפט.

הדרישה להגיש את הבקשה בכתב הכרחית כדי שהפנייה לרשות תוגדר כ"בקשה למידע" במסגרת החוק. למרות זאת אנו רואים חשיבות ותועלת בשיח ישיר מול הממונה, כדי להבהיר לו את מהות המידע הנדרש וחשיבותו עבורכם, ולא להסתפק בבקשה הכתובה בלבד.

5.2 הפנייה אל הממונה

כדי שהפנייה תיחשב "בקשה למידע", יש לשלוח את הבקשה לממונה על העמדת מידע לרשות הציבור, כמשמעותו בחוק חופש המידע. [1]

5.2.1 הממונה

ראש הרשות הציבורית (ברשויות מקומיות ראש הרשות וביתר הרשויות המנכ"ל או המקביל לו בתפקידו) נדרש למנות ממונה שיהיה אחראי על יישום הוראות החוק. הממונה חייב להיות עובד הרשות הציבורית.[2]

אם ראש הרשות אינו ממנה ממונה מטעמו, האחריות ליישום הוראות החוק נותרת בידי ראש הרשות הציבורית. מצב דברים זה אינו מיטבי, לנוכח העומס המוטל על ראש הרשות מלכתחילה, אולם לעתים מתעכב ראש הרשות למנות ממונה חדש במקום ממונה שסיים את תפקידו, ויש להבטיח רציפות בקיום הוראות החוק.

על פרטי הממונה להיות מפורסמים באתר האינטרנט של הרשות. כיום הם גם מתפרסמים על-ידי היחידה הממשלתית לחופש המידע באתר המרכזי לחופש המידע (ראו פרק 4.6.2). אם אתם מתקשים לאתר את פרטי ההתקשרות עם הממונה, כדאי לפנות לראש הרשות הציבורית ולברר מי הממונה מטעמו. אם הפנייה לא הועילה, כדאי לפנות ליחידה ולבקש את סיועה באיתור הממונה ודרכי ההתקשרות עימו.

אם נסיונכם לאתר את הממונה לא צלח ואתם מבקשים להגיש בקשת חופש מידע על-פי החוק, העבירו את הבקשה אל ראש הרשות תוך ציון כי פרטי הממונה לא פורסמו באתר הרשות ועל כן הפנייה ממוענת אליו כראש הרשות, כנדרש מכוח החוק.

5.2.2 תפקידי הממונה

בסעיף 3 לחוק מצוינים שלושה תפקידים המוטלים על הממונה:

1. העמדת מידע לרשות הציבור.
2. טיפול בבקשות לקבלת מידע.
3. יישום הוראות החוק.

בפועל, החוק מתייחס לסמכויותיו הישירות של הממונה באופן מצומצם בלבד:

1. הממונה מחויב לפרסם בציבור דיווח ממונה[3] אחת לשנה, וזה יכול להתפרסם כחלק מהדו"ח השנתי[4] או בנפרד ממנו (סעיף 5 לחוק).
2. בקשת חופש מידע חייבת להישלח אל הממונה (סעיף 7(א) לחוק).
3. הממונה רשאי, מטעמים מיוחדים, להעביר מידע שהוחלט על מסירתו מעל ל-15 הימים הקבועים בחוק (סעיף 7(ד) לחוק).
4. הממונה מחשב וקובע את הסכום הכולל של האגרות שיש לגבות מהמבקש (סעיף 18(ה) לחוק וכן תקנות חופש המידע (אגרות), התשנ"ט-1999, להלן "תקנות האגרות").
5. במקרה שראש הרשות אינו מסמיך גורם מיוחד לתת הארכות מעבר ל-30 יום ועד ל-60 יום (כך קורה בדרך כלל), נהוג לראות בממונה מי שמוסמך להאריך תקופה זו (סעיף 7(ב) לחוק).

הפער בין האחריות הכללית המוטלת על הממונה לבין הסמכות שניתנה לו בפועל מגלם את הפער הקיים במציאות. ההחלטות בנוגע למסירת מידע וכן היכולת לקיים את הוראות החוק האחרות, כגון פרסום דו"ח שנתי והנחיות מינהליות, אינן יכולות להתבצע על-ידי הממונה לבדו. על הממונה לקבל סיוע במשאבים כמו גם גיבוי מהנהלת המשרד, ראשי האגפים והעובדים. הממונה יכול וצריך להיות הגורם המקצועי המכיר את החוק על היבטיו השונים ומבין את החשיבות והרגישות שבהנגשת מידע לציבור. הממונה אינו רק "צינור", אלא הוא נדרש להיות גורם מקצועי ופעיל ביישומן של הוראות החוק. חשיבות נוספת של הממונה, הוא כמי שרואה את המידע הקיים בכלל המשרד ויכול השיב בשם הרשות, בניגוד לבעלי תפקידים אחרים היכולים להעיד רק על אשר אצל שולחנם.[4א] עם זאת, נחוש ומקצועי ככל שיהיה, ללא סיוע מהרשות עצמה, ובראשה הנהלת הרשות, יקשה עליו לפעול באופן שיוביל ליישום ראוי של הוראות החוק.

5.2.3 דרכי מינוי הממונה

החוק והתקנות אינם מפרטים תנאים או דרישות מיוחדים ביחס למינוי הממונה, למעט הדרישה כי הממונה יהיה עובד הרשות הציבורית שבה מונה. אין חובה שהמינוי יהיה במשרה מלאה, ובמרבית הרשויות, נכון למועד זה, אכן הממונה עושה תפקיד זה נוסף על תפקיד אחר.

בממשלה הוסדרו תפקידו של הממונה, דרישות הסף למילוי תפקידו ותנאים אחרים בהנחיה של נציב שירות המדינה.[5] להנחיה זו יש תוקף מחייב בקרב עובדי המדינה במשרדי הממשלה וביחידות הסמך בלבד, והיא אינה חלה על עובדי רשויות ציבוריות אחרות ובהן רשויות מקומיות, תאגידים סטטוטוריים וכו'.

הנחיה זו מסדירה את מעמד הממונה בממשלה בכמה היבטים:

1. תחומי האחריות והסמכות של הממונה (סעיף 2 להנחיה). בהנחיה הוקנתה לממונה גם הסמכות לקבל לידיו כל מידע הנדרש עבור קבלת החלטתו בנושאים המצויים באחריותו, למעט אם קיים איסור על-פי דין או מטעמי ביטחון. סעיף זה נועד להבטיח כי הממונה לא יידרש להביע את עמדתו ללא עיון במידע שהתבקש.
2. כפיפות הממונה (סעיף 3 להנחיה). הסעיף מונה את הגורמים הבכירים היחידים שלהם הממונה יכול להיות כפוף.[6] כמו כן נאסר על הדובר של הרשות להיות הממונה בה או להיות המנהל הישיר של הממונה, למעט במקרים חריגים שבהם יתקבל אישור כאמור, ומראש, על-ידי הנציבות, לאחר שנועצה ביחידה הממשלתית לחופש המידע.
3. הוראות נוספות: ההנחיה קובעת הוראות נוספות לעניין דרגת המינימום של הממונה,[7] דרכי המינוי שלו, הגבלת תקופת המינוי[8] וסיום תקופת המינוי, וזאת כדי להימנע מסיום המינוי מטעמים פסולים וכן בשל הצורך בהכשרה מקצועית לצורך ביצוע התפקיד.

במקרה שנודע לכם על אי-קיומו של אחד התנאים הנדרשים בהנחיה ביחס לממונה במשרד ממשלתי או יחידת סמך, אתם רשאים לפנות ליחידה הממשלתית לחופש המידע ולנציבות שירות המדינה ולדרוש שיאכפו את ההנחיה על הרשות שבה מדובר. דגש מיוחד יש לתת למינוי דובר כממונה, בשל ניגוד העניינים המובנה בין שני התפקידים.

בפברואר 2023, פורסם מטעם משרד הפנים תיאור תפקיד של "הממונה על העמדת מידע לרשות הציבור". במסמך זה מפורטים הדברים הבאים:

1. תחומי האחריות של הממונה – מענה לבקשות מידע, פרסום מידע מכח חוק חופש המידע, הגברת המודעות ברשות לחוק ופרסום מידע יזום נוסף. כמו כן מפורטים המשימות העיקריות הנדרשות לשם יישום תחומים אלו.
2. כפיפות הממונה – הכפיפות מוגדרת תחת המנכ"ל או "מי מטעמו", מבלי להגדיר כי אותו גורם נדרש שיהיה גורם בכיר, וכן לא נקבע איסור כי הגורם האמור יהיה דובר הרשות (כפי שקיים בהנחיית נציב שירות המדינה בנושא).
3. תנאי כשירות מקדימים הכוללים קורס ייעודי בנושא מטעם היחידה הממשלתית לחופש המידע בשנתיים הראשונות לתפקידו, וכן איסור כי העובד יהיה משרת אמון או במשרה זמנית.

המסמך, שאינו מוגדר כ"חוזר מנכ"ל" בעל תוקף מחייב, מותיר לשיקול דעת הרשות המקומית  האם המשרה תאויש בתקן מלא או חלקי (כהטלת תפקיד נוסף על תפקיד קיים), ואינו קובע דרגת שכר מינימלית או תוספת תשלום על ביצוע התפקיד כתפקיד נוסף, כפי שקיים בהסדרת תפקיד הממונה בשירות המדינה.

5.2.4 ממונה משותף

קיימות רשויות הפועלות ללא עצמאות מוחלטת, סמוך או בכפיפות כמעט מלאה לרשות אחרת. הדבר נפוץ בעיקר בממשלה, שלעתים משנה את המבנה הפנימי שלה משיקולים קואליציוניים או אחרים.

במקרים כאלה אפשר שראש הרשות המרכזית יקבע, לאחר התייעצות עם ראש הרשות הכפופה, כי הממונה ברשות המרכזית יהיה הממונה על יישום הוראות החוק בשתי הרשויות. דוגמה לכך יש בשע"מ (שירותי עיבוד ממוכנים) – יחידת המחשב של רשות המסים – שמסיבות שונות הוקמה כיחידה נפרדת. כיוון שכל פעילותה של שע"מ היא במסגרת רשות המסים ולטובתה, הוחלט כי כל בקשות חופש המידע של שתי הרשויות יטופלו במשותף על-ידי רשות המסים. דוגמה אחרת היא הקמת משרדים חדשים בתוך משרד ראש הממשלה. במקרים רבים המשרדים הללו אינם "עצמאיים" ומקבלים שירותים של ניהול כוח אדם, חשבות וייעוץ משפטי ממשרד ראש הממשלה. ככאלו עולה לעתים ספק אם יש מקום שיהיה ממונה נפרד לרשות, אם לאו.

טרם נקבעו כללים מנחים אימתי יחידה אחת תיחשב כנפרדת מיחידה אחרת ומתי כסמוכה לה, ועל כן אין אחידות, בהכרח, בהחלטות הללו.

דוגמה נוספת למינוי ממונה משותף הוא ביחס לממונה בוועדים מקומיים. בפועל, הממונה בוועדים אלו הוא הממונה במועצה האזורית, וזאת בהתאם להסכמות בין היחידה הממשלתית לחופש המידע במשרד המשפטים למרכז למועצות האזוריות ומשרד הפנים, ובתנאי שבעלי התפקידים בוועד המקומי נושאים בתפקידם בהתנדבות.[9]

5.3 אגרת בקשה, פטור והתחייבות

ככלל, הגשת בקשת חופש מידע כרוכה בתשלום אגרת בקשה לפני תחילת הטיפול בה, למעט אם המבקש זכאי לפטור מאגרת הבקשה כפי שיפורט.[10]

תשלום האגרה או הוכחת הזכאות לפטור ממנה נדרשים כדי שמרוץ הזמנים המוקצה לרשות לטפל בבקשה יחל. כדי למנוע מרשויות להעמיד קשיים בפני מבקש מידע, נקבע בתקנות כי הרשות תפרסם באתר האינטרנט שלה את דרכי התשלום, ותאפשר לשלם אותם במועד הגשת הבקשה או לפניה (תקנה 7א, תקנות האגרות). בנוהל היחידה בנושא אגרות מובהר כי מן הראוי לאפשר את תשלום האגרה מרחוק ולא להתנות אותו בהגעה פיזית אל משרדי הרשות.[11]

אגרת הבקשה עומדת כיום על 23 ש"ח. התשלום הוא עבור כל בקשה, ללא תלות בהיקף המידע המתבקש או מספר הסעיפים בבקשה.[12]

הרחבה על נושא אגרות חופש המידע, ובכלל זה אגרת בקשה, בפרק 7. בפרק זה רק נציג בקצרה את החובה לתשלום אגרת בקשה או לביסוס הפטור, מאחר שהיא תנאי הכרחי לתחילת הטיפול בבקשת חופש מידע.

5.3.1 פטור מתשלום אגרת בקשה

החוק ותקנות האגרות מונים כמה מקרים שבהם יינתן פטור מתשלום אגרת הבקשה:

1. הנחיות מינהליות וחוקי עזר – בקשה לקבלת הנחיות מינהליות וחוקי עזר, שחובה לפרסם אותם באופן יזום מכוח סעיף 6 לחוק, תהיה פטורה מאגרת בקשה וכן מאגרת טיפול (סעיף 18(ג) לחוק). פטור זה הוא עבור הנחיות וחוקי עזר שהרשות פועלת על-פיהן כיום. לפיכך, במקרה שיש בקשה לעיין במסמכים מסוג זה שאינם עוד בתוקף, או בהנחיות מינהליות שאין להן נגיעה לציבור וככאלו אינן חייבות בפרסום לפי סעיף 6 לחוק – רשאית הרשות לדרוש אגרת בקשה כתנאי לתחילת הטיפול בבקשה.
2. דו"ח תקופתי (שנתי) – על-פי תקנה 8(ו) לתקנות, הרשות מחויבת למסור עותק מהדו"ח השנתי לכל מבקש ורשאית לגבות אגרת הפקה בלבד בגין מסירת הדו"ח למבקש.
3. מידע אישי (מידע "אודות עצמו וזכויותיו") – יהיה פטור מאגרת בקשה וכן מאגרת טיפול עבור שבע השעות הראשונות (סעיף 18(ד) לחוק וכן תקנה 6(א) לתקנות האגרות).[13]
4. עמותה או חברה לתועלת הציבור (חל"צ) – ובתנאי שהן מקיימות את שני התנאים הבאים (תקנה 6(ב) לתקנות האגרות):
   • פועלות לקידום מטרה ציבורית כהגדרתה בסעיף 9(2)(ב) לפקודת מס הכנסה.[14]
   • יש בידיהן אישור ניהול תקין עדכני מאת הרשם המוסמך (רשם העמותות עבור עמותה או רשם ההקדשות עבור חל"צ).

כדי להקל על הממונים וכן על העמותות, מפרסמת היחידה רשימה של עמותות וחברות לתועלת הציבור המקיימות את תנאי הסעיף. עמותה או חברה הסבורות שהן עומדות בתנאי תקנות האגרות יכולות לפנות ליחידה הממשלתית ולבקש שיבחנו הוספתן לרשימה זו.

הפטור לעמותות ולחברות העומדות בתנאי הפטור כולל אף הוא פטור משבע שעות הטיפול הראשונות על בקשה.

5. מחקר אקדמי – התקנות אינן מרחיבות באשר להגדרת "מחקר אקדמי" (תקנה 6(ב) לתקנות האגרות). נוהל היחידה בעניין האגרות מנחה את הממשלה כי לשם ביסוס הפטור האמור יש להראות זיקה למחקר המתבצע במסגרת מוסד להשכלה גבוהה המוכר על-ידי המועצה להשכלה גבוהה.[15] עמדה זו של היחידה לא נבחנה ולא נסתרה בבתי-המשפט.

הפטור למחקר אקדמי העומד בתנאי הפטור כולל אף הוא פטור משבע שעות הטיפול הראשונות על בקשה.

6. מקבל גמלה שאין בידו לשלם אגרת בקשה – תקנה 6(ג) לתקנות האגרות מפרטת באשר לכמה גמלאות או קצבאות שהזכאי להן פטור מתשלום אגרת בקשה וכן משבע שעות טיפול ראשונות:
   • גמלה לפי חוק הבטחת הכנסה, התשמ"א-1980 (תקנה 6(ג)(1) לתקנות האגרות).
   • תשלום לפי חוק המזונות (הבטחת תשלום), התשל"ב-1972 (תקנה 6(ג)(2) לתקנות האגרות).
   • תגמול לפי הכנסה לפי סעיף 4ג1 לחוק נכי רדיפות הנאצים, התשי"ז-1957, או לפי סעיף 4ד לחוק נכי המלחמה בנאצים, התשי"ד-1954 (תקנה 6(ג)(3) לתקנות האגרות).
   • תשלום לפי סעיף 11 לחוק תגמולים לאסירי ציון ולבני משפחותיהם, התשנ"ב-1992 (תקנה 6(ג)(4) לתקנות האגרות).
   • קצבה חודשית מלאה לפי פרק ט' לחוק הביטוח הלאומי [נוסח משולב], התשנ"ה-1995, שניתנת לנכה הזכאי שדרגת אי-כושר השתכרותו היא בשיעור 75% ומעלה (תקנה 6(ג)(5) לתקנות האגרות).

5.3.2 התחייבות

עם הגשת הבקשה מתחייב המבקש לעמוד בתשלום ראשוני של אגרות טיפול והפקה שעשויות להיגבות ממנו, ובתנאי שסכומן אינו עולה כיום על 173 ש"ח.[16] התחייבות זו נועדה לאפשר לרשות גמישות ראשונית בטיפול בבקשה. לדוגמה, במקרה שיידרשו מהרשות עד חמש שעות טיפול נוספות מעבר לשעות הטיפול הכלולות בתשלום אגרת הבקשה (שלוש שעות) או בפטור (שבע שעות). על התחייבות מעבר לסכום זה, ראו בפרק 7.3.

מתן ההתחייבות הוא תנאי הכרחי לתחילת הטיפול בבקשה, ועל כן על המבקש להיות מודע לכך שהוא עשוי להידרש לתשלום העולה על הסכום הראשוני עד לסכום הקבוע בתקנה.

5.4 העניין של המבקש במידע

על-פי החוק, המבקש אינו נדרש לפרט את העניין שלו במידע,[16א] וזאת מהטעם שהעיקרון בחוק חופש המידע נובע מהיות המידע נכס מנכסי הציבור, וכי יש בצורך לבחון בכל בקשה את מניעיה וטעמה נטל מיותר על הרשות.[17] כמו כן, כשאין סייגים החלים על המידע המבוקש והוא בעל ערך ציבורי, לא יידרשו הממונה או בית-המשפט לבחון את הבקשה אל מול האינטרס של המבקש.[18]

עם זאת, הטעם להגשת הבקשה יכול לשחק לטובת המבקש כאשר הרשות, כמו גם בית-המשפט, מבקשים לבחון את איזון האינטרסים כשמתקיים אחד הסייגים מכוח החוק (על נושא זה יורחב בפרק 15.1, העוסק בסעיף 10 לחוק).

במקרה שיש לכם אינטרס אישי חזק במידע או אינטרס ציבורי שאינו בהכרח ניכר בנוסח הבקשה או באופי המבקשים, כדאי לשקול לפרוס את האינטרסים הללו בפני הממונה, כדי שבמקרה של ספק אם למסור את המידע, הסיבות שבגינן אתם מבקשים אותו יטו את הכף לטובתכם.

5.5 טיפים בהגשת בקשה

לנוכח הניסיון המצטבר מהגשת בקשות שונות, להלן כמה דגשים ותובנות שכדאי להכיר.

5.5.1 ניסוח בהיר והגדרת זמנים

יש חשיבות לניסוח בהיר של הבקשה. אם אינכם בטוחים מהו המידע הקונקרטי שאתם מעוניינים בו, או שאינכם בקיאים במינוחים המדויקים של המידע המבוקש, חשוב שתבהירו מה הנושא שיש לכם עניין בו, ובמידת הצורך לוו את הבקשה בשיחה טלפונית עם הממונה כדי להבהיר באיזה נושא ובאיזה תחום אתם מתעניינים. לדוגמה, בקשה לקבל מידע על הוועדה הציבורית להסדרת תחום מעונות הילדים עלולה שלא להניב תוצאה אם יתברר כי לא היתה ועדה כאמור, אולם היה צוות בינמשרדי שדן בהיבטים לעידוד יציאה של אמהות צעירות לעבודה.

במקרה שאינכם מבקשים מידע מוגדר (לדוגמה, חוות דעת מסוימת או תקציב שהוקצה לפרויקט מסוים), כדאי להגדיר את הזמנים שלגביהם נפרסת הבקשה. בקשות המנוסחות בצורה רחבה, לדוגמה "אני מבקש את כל הפרוטוקולים בנושא שינוי מדיניות הרשות בתחום הקצאת הקרקעות לחקלאים", סביר שיידחו בנימוק של הקצאת משאבים בלתי סבירה, ועל כן טוב לתחום את הבקשה בלוחות זמנים ריאליים, שיאפשרו לרשות לאתר את המידע ולפעול לפרסומו.

5.5.2 קשר טלפוני עם הממונה

בקשת חופש מידע חייבת להימסר בכתב, אולם במקרה שהבקשה סבוכה ומקצועית יותר, מומלץ לנהל שיחה עם הממונה כדי לוודא שהבין את הבקשה. כך תימנעו ממצב שבו בגלל שימוש במונחים שאינם מובנים בתוך הרשות הציבורית או בשל חוסר הבנה אחר, נמסר מידע שאינו המידע המבוקש.

שיחה עם הממונה תוכל לא פעם להבהיר את הקושי שהרשות מתמודדת עימו בטיפול בבקשה.

ראוי להקפיד על שיח רגוע, סבלני וענייני, ולא להגיע לנקודת התנצחות אל מול הממונה. יש לשים לב כי קיום קשר טלפוני עם הממונה נועד לייעל את תהליך הטיפול בבקשה. שיחות תכופות או כאלה שמטרתן התנצחות יפגעו בטיפול בבקשתכם יותר מאשר יועילו לה.

אם יש לכם טענות על אופן הטיפול, עדיף ורצוי להעלות אותן על הכתב ולהמשיך את השיח מול הממונה בהתכתבות, כדי שלא יהיה ספק בדבר תוכנם המדויק של הדברים.

5.5.3 מידע שנוצר לאחר מועד הגשת הבקשה

אם הנכם מעוניינים במידע עדכני (להבדיל ממידע שהתגבש בעבר), חשוב לציין זאת במכתב עד למועד מתן התשובה. לדוגמה, אם אתם מעוניינים לדעת מה המספר העדכני של הפרסומים שהוציאה הרשות, עליכם לציין כי אתם מעוניינים בפרסומים ממועד X ועד למועד מתן התשובה בבקשה.

בעניין זה יש לתת את הדעת לעיתוי הגשת הבקשה. ככלל, בקשות אינן צופות פני עתיד. כלומר, אינכם יכולים לבקש, במסגרת בקשת חופש מידע, שהרשות תמסור נתונים מסוימים ולהבא מעתה ועד בכלל.[19] לצורך כך יש לפתוח בשיח עם הרשות ולהגיע להבנות והסכמות בנושא.

מסיבה זו, אם אתם יודעים שהחומר שאתם מעוניינים בו טרם התגבש, כדאי לדחות את הגשת הבקשה. אם המידע הדרוש לכם דחוף, כדאי להגיש בקשה המציינת במפורש שהמידע המבוקש הוא עד למועד מתן התשובה, ולהיערך בהמשך להגשת בקשה נוספת.

5.5.4 בקשה למידע שנמסר בעבר

אם המידע שאתם מבקשים כבר נמסר בעבר, בין אם על-ידי הרשות הציבורית שהמידע התבקש ממנה ובין אם על-ידי רשות ציבורית אחרת, כדאי לציין זאת בבקשה. התנהלות כזו של הרשות בעבר מבהירה כי מידע כאמור ניתן למסירה, וחריגה מהמקובל בעבר, במיוחד אם מדובר באותה רשות, דורשת הנמקה ייחודית המצדיקה את שינוי המדיניות.

במקרים שהרשות נוכחת בבקשות חוזרות הנוגעות למידע מסוים (כגון פרוטוקולים של תחום מסוים או יומנים), טוב שתיזום מעצמה את פרסום המידע האמור, באופן שייצר קביעות ואחידות במסירת המידע.

אם ברצונכם לבקש מידע שביקשתם בעבר ונעניתם בשלילה, מוצע לנמק מדוע לשיטתכם שגתה הרשות בהחלטתה הקודמת או מדוע השתנו הנסיבות באופן שעשוי לשנות מהחלטתה הקודמת. בפסיקה נקבע כי אין להגיש בקשות חוזרות על מידע זהה שעתירה על אי מסירת המידע נדחתה.[19א]

5.5.5 בקשת מידע רוחבית

בקשת מידע רוחבית היא בקשה שנשלחת לכמה רשויות במקביל, במטרה לקבל תמונה מלאה של תופעות מסוימות או להשוות פעילות דומה ברשויות שונות.

כאשר הבקשות מופנות ליחידות הממשלה, נוהגת לעתים היחידה הממשלתית לחופש המידע להוציא הנחיית רוחב לכלל משרדי הממשלה ויחידות הסמך, המחייבת את הרשויות. עמדות אלו מפורסמות באתר היחידה תחת "הנחיות בבקשות רוחב". הנחיות אלו יכולות לסייע לכם בשתי דרכים:

1. לבחון אם פורסמה הנחיה מתאימה לרשויות שאתם יכולים לצרף לבקשתכם. נציין כי הנחיות היחידה מחייבות את משרדי הממשלה ויחידות הסמך בלבד (הרחבה על היחידה וסמכויותיה בפרק 17), אולם בשל מעמדה המקצועי של היחידה, רבים מהממונים והרשויות מעניקים משקל משמעותי לעמדתה המקצועית, גם אם אין לה מעמד מחייב מולם.
2. אם ידוע לכם על הגשת בקשת רוחב לרשויות הממשלה, כדאי להפנות את תשומת לבה של היחידה לבקשה האמורה, כדי שתנסח הנחיית רוחב שתייצר אחידות במענה שתקבלו מרשויות הממשלה. עם זאת, יש לקחת בחשבון שהיחידה לא תפעל לקביעת הנחיית רוחב אם כל הבקשות הועברו לידי רשויות ציבוריות שאינן הממשלה.

5.5.6 בקשות למידע סטטיסטי

לא פעם משמש החוק לקבלת מידע סטטיסטי. ככלל, אם המידע קיים ברשות, היא תתקשה לסרב למסור אותו. לעתים המידע הסטטיסטי לא יהיה קיים בחתכים המסוימים שאתם מעוניינים בהם, לכן חשוב להבהיר בפנייה לממונה את הנושא שמעניין אתכם ולדרוש שאם המידע אינו מצוי בחתכים המבוקשים, שיימסר בקירוב האפשרי. לדוגמה, ייתכן שתבקשו מידע בפילוח חודשי, אולם לרשות יהיה המידע רק בפילוח שנתי.

אם המידע אינו מצוי בידי הרשות באופן המדויק שבו אתם מעוניינים, אולם היא יכולה לערוך חישוב על סמך הנתונים ללא השקעה ניכרת, עליה למסור את המידע. מכל מקום, במקרה שהרשות מסרבת למסור מידע סטטיסטי משום שהוא אינו בידיה וחישוב הנתונים יהא בגדר הקצאת משאבים בלתי סבירה, כדאי לבקש את בסיס הנתונים שעליו מתבסס החישוב הסטטיסטי, במקרה שניתן (לדוגמה, במקרה שהמידע אינו חושף מידע פרטי).

5.5.7 מעטפת המידע (meta data)

אם אתם חוששים שהרשות תתנגד למסור את המידע בשל הסייגים המצויים בחוק, כדאי להוסיף לבקשה דרישה לקבל גם את מעטפת המידע (meta data). לדוגמה, אם אתם מבקשים סיכום דיונים על אודות הרפורמה בשוק הסלולר ואתם חוששים שהבקשה תידחה בטענה שמדובר בדיונים פנימיים (טענה שלגביה לרשות יש שיקול דעת אם למסור את המידע או לאו, הרחבה בפרק 11.5), כדאי לבקש גם מידע על מספר הדיונים שהתקיימו, זהות הנוכחים בדיון, חומר רקע שהוצג בפני משתתפי הדיון וכד'.

5.5.8 פורמט המידע המבוקש

אם יש לכם ענין בקבלת המידע בפורמט מסוים, עליכם לציין זאת בבקשה באופן ברור. ככלל, על הרשות להעביר את המידע בפורמט שבו התבקש, למעט אם הדבר כרוך בהשקעת משאבים בלתי סבירה.[20]

על-פי נוהל של היחידה, הדרך המועדפת להעביר מידע היא בפורמט דיגיטלי (word, excel וכד').[21] עם זאת, אם הפורמט חשוב לכם, כדאי לציין את הפורמט המבוקש בבקשה, וזאת כדי למנוע אי-הבנות בהמשך.

5.6  תקציר הפרק למשתמש

1. במשלוח בקשה יש להקפיד על כמה דברים:
   • הבקשה תתבצע בכתב.
   • מקבל הבקשה (הנמען) הוא הממונה ברשות הציבורית, ובאין ממונה – ראש הרשות.
   • לבקשה יצורף אישור תשלום אגרת בקשה או ביסוס קיומו של פטור מתשלום הבקשה.
   • לבקשה תצורף התחייבות לתשלום עד לגובה הקבוע בחוק (כיום 173 ש"ח).
   • אין חובה לפרט את הטעם או האינטרס במידע המבוקש, אבל אם אתם סבורים שיש בו כדי להטות את הכף לטובת מסירת המידע, רצוי לפרט.
2. בטרם משלוח הבקשה מומלץ לבדוק:
   • אם הבקשה מנוסחת בבירור ובבהירות.
   • אם המועד שבו מתבקש המידע מוגדר והוא פרק זמן סביר.
   • במקרה שמידע מסוג זה כבר נמסר בעבר, ויש הנחיית רוחב של היחידה בנושא, אם ניתן לכך ביטוי בבקשה.
   • אם הבקשה מבהירה שמתבקש מידע עדכני עד ליום מסירת המידע.
   • אם ביקשתם מעטפת מידע במקביל או כחלופה למסירת המידע.
3. לאחר הגשת הבקשה כדאי להיות בקשר טלפוני מול הממונה.